Een toegangssysteem legt vast wie wanneer binnenkomt. Dat zijn persoonsgegevens, en daarom gelden de regels uit de AVG.
Toegangscontrole is toegestaan, maar de gegevens die het systeem vastlegt zijn persoonsgegevens en vallen onder de AVG. Denk aan wie welke deur opende en wanneer. U mag die gegevens gebruiken voor de beveiliging van uw pand, maar niet zomaar voor andere doelen, zoals het controleren van werktijden.
Leg vast waarom u een logboek bijhoudt en hoe lang u het bewaart. Bewaar de gegevens niet langer dan nodig voor de beveiliging, en zorg dat alleen bevoegde mensen ze kunnen inzien. Wilt u de gegevens ook gebruiken voor tijdregistratie, dan is dat een ander doel waarvoor u medewerkers vooraf moet informeren.
Biometrische gegevens, zoals een vingerafdruk of gezicht, zijn bijzondere persoonsgegevens. In Nederland mag u ze voor toegangscontrole alleen gebruiken als dat echt nodig is voor de beveiliging, bijvoorbeeld voor een ruimte met een hoog risico. Toestemming van medewerkers is daarvoor meestal geen goede grondslag, omdat zij zich vaak niet vrij voelen om nee te zeggen. Voor een gewone kantoordeur is een pas daarom de betere keuze. Lees meer over biometrische toegangscontrole.
Kan het systeem gebruikt worden om aanwezigheid of gedrag van medewerkers te volgen, dan heeft een ondernemingsraad instemmingsrecht. Betrek de ondernemingsraad daarom vroeg bij de invoering.
Leg het doel en de bewaartermijn vast in uw privacyverklaring, informeer medewerkers en bezoekers, en beperk de toegang tot de gegevens. Wij stellen het systeem zo in dat het past bij die afspraken. Bekijk ook welke vorm van toegang past of onze toegangscontrole voor bedrijven.
Beveiliging van het pand is het doel. Gebruik voor iets anders, zoals tijdregistratie, vraagt aparte afspraken.
Een pas of code voor gewone deuren, biometrie alleen waar het echt nodig is.
Een vaste bewaartermijn voor het logboek en alleen bevoegde mensen die het kunnen inzien.
Informeer medewerkers en bezoekers, en betrek de ondernemingsraad als die er is.
Wij komen langs, bekijken uw situatie en geven eerlijk advies. U zit nergens aan vast.
